Digitalización y Gestión Documental Eficiente

Digitalización y Gestión Documental: Transforma tu Información

¡Bienvenido al futuro de la gestión documental! En este módulo, te sumergirás en el mundo de la información digital y descubrirás cómo la digitalización puede revolucionar tu forma de trabajar y potenciar tu carrera profesional.

1. Fundamentos de la Información Digital

Exploraremos la esencia de la información digital y por qué su correcta gestión es crucial en el entorno actual.

• Conceptos Clave: Qué es la información digital y su valor estratégico.
• De lo Analógico a lo Digital: Comprendiendo la transición.
• Importancia Estratégica: Mejorando la accesibilidad y la eficiencia.

2. El Universo de los Ficheros Digitales

Conoce los distintos tipos de ficheros y cómo trabajar con ellos de manera efectiva.

• Tipos de Ficheros:
  • Documentos de Texto (DOCX, ODT)
  • Hojas de Cálculo (XLSX)
  • Presentaciones (PPTX)
  • Imágenes (JPG, PNG, TIFF)
  • Audio y Vídeo (MP3, MP4)
• Características Esenciales:
  • Formatos con y sin pérdida de calidad.
  • Compresión y resolución: ¿Qué significan?
  • Selección del formato ideal para cada propósito.

3. Herramientas para la Captura Digital

Descubre las tecnologías que te permitirán digitalizar tus documentos con calidad profesional.

• Dispositivos Clave:
  • Escáneres (planos, de documentos, portátiles).
  • Cámaras digitales y móviles.
• Parámetros Técnicos:
  • Resolución óptica (DPI): La clave de la nitidez.
  • Profundidad de color: Fidelidad en los detalles.
• Consejos Prácticos: Elige y usa tus herramientas para resultados óptimos.

4. Procesos Post-Digitalización: Optimizando tus Documentos

Aprende las técnicas avanzadas para hacer tus archivos digitales más útiles y accesibles.

• Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR):
  • Convierte imágenes escaneadas en texto editable.
  • Haz tus documentos buscables y fáciles de editar.
• Metadatos y Nomenclatura:
  • Crea metadatos descriptivos para una búsqueda eficaz.
  • Establece convenciones de nomenclatura claras y consistentes.

5. Gestión y Preservación Digital: Asegurando el Futuro

Asegura la longevidad y seguridad de tu información digital con las mejores prácticas.

• Almacenamiento Organizado: Sistemas eficientes para tus archivos.
• Copias de Seguridad (Backups): La red de seguridad indispensable.
• Seguridad de la Información: Protege tus datos.
• Preservación a Largo Plazo: Garantiza el acceso futuro.